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【クラウドRPAの導入事例】「人とロボットの分業」によりチームのパフォーマンスを最大化!「単純作業の自動化」だけではないRPA活用術とは?

株式会社キャリアデザインセンター様は、キャリア転職の専門情報サイト『type』や人材紹介事業の運営を通じて、企業の採用活動の総合的なサポートを行っております。本インタビューでは、BizteX cobitの導入の経緯、導入後の成果、今後への期待について、お話をお伺いいたしました。

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1.対象業務の自動化における実績の多さ、操作の簡潔さ、本格運用開始までに必要な期間の短さ、という観点からBizteX cobitの導入を決定

2. 人的リソースの問題などで実現できていなかった施策をRPAで実現し、チームのパフォーマンスを向上させ、安定的に目標達成ができる体制を構築

3. 人材業界に精通した営業・カスタマーサクセス担当との二人三脚でRPAの導入~内製化を約3ヶ月で実現

(取材日時:2020年10月)

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株式会社キャリアデザインセンターロゴ

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  • 設立:平成5年7月8日
  • 従業員数:660名(2020年9月30日現在)
  • 資本金:5億5,866万円

RPA導入の決めては「短期間」「低負担」「柔軟性」の3つの観点

– 導入前の課題と検討までの道のりを教えて下さい

仲田:今年は外部環境の変化もあり、部内では苦しい時期が続いていました。そういった中でどのように限られたリソースを活用し業務の遂行していくか。また、現状からいかに収益を上げられるかという点において、RPAを利用できないかという話が持ち上がりました。

本来RPAは業務効率化の文脈で語れることが多いツールですが、弊社では時間・空間の制約によりメンバーが作業を実施できない業務をRPAがフォローし、スタッフがどこにいても仕事を遂行できる環境を構築することを目的として、RPAの導入を検討してまいりました。

検討を進める中、重要視すべき内容は、

  • 短期間で自動化が実現出来るか?
  • 開始する際の負担が少ないか?
  • 方針や運用を柔軟に調整出来るか?

これら、3つの観点から、RPAかアウトソーシングのどちらかで比較と検討を進め、最終的にはRPAでの導入を進めることに決めました。

type転職エージェント事業部 登録促進部 仲田 様

RPAベンダーを調査し、対象業務の自動化と人材業界に実績のある「BizteX cobit」を選択

– 「BizteX cobit」を選んだ決め手は何だったんですか?

豊住:他のRPAベンダーのセミナー等に参加した事があったため、RPAは以前から知っていました。

そんな中、人材紹介業向けにBizteXさんがセミナーやるという事で、仲田に情報収集に参加して貰ったのが、BizteXさんとお会いしたきっかけでしたね。

仲田:国内で提供されているRPAについては、ある程度網羅的に調査・比較した上で、「BizteX cobit」の導入を決定しました。

今だからこそ正直にお伝えすると、機能面としては、他社製品の方が豊富という印象でした(笑)。

ですが、今回の製品選定においては、自動化に取り組む業務範囲が明確、かつ、その業務の自動化について実績があり、早期に成果を見込むことができた「BizteX cobit」が最適と判断し、導入を決定しました。

ロボット操作を体験すると「半信半疑」の状態から「成功の確信」に変化

– RPAを導入する事への不安感はありましたか?

北澤:正直、期待が大きい一方で、半信半疑な部分もありましたね。
RPAで自動化を予定していた業務は、「完全に」オペレーティブかつテンプレ的ではなかったので、対応しきれない部分が出てくるのではという点を懸念していました。

ただ、その点は、ロボットのロジックの組み方や使い方・対応方法を変えていく事で、ある程度は対応出来るんじゃないかと考えていました。

飯島:私も、最初は半信半疑だったのですが、実際にロボットを動かしてみて、これはいけそうだという感覚に変わっていきました。
作業過程で発生する少々複雑な処理も、ロボットで対応可能な事が確認出来ましたし、何より作業工数が多くて苦労していた業務だったため、自動化に対する期待が一気に高まりましたね。

結果、ロボットの企画設計を初めてから、早い段階で、対象業務とロボット台数の増加に踏み切る事が出来ました。

type転職エージェント事業部 登録促進局 局長 北澤様

導入意図が「作業自動化」から「人とロボットの分業」へ認識が変化した

– RPA導入後、現場はどう変化されましたか?

仲田:ロボットの最大の利点は、24時間365日、時間・時期を選ばずに稼働出来る所です。
実際に、私どもがRPAで自動化している業務の中には、土日や早朝・夜間等に処理する必要があったり、効果が高まったりするものが含まれています。
これまでは、労務上、人力で行うのは現実的に難しかったり、外注に出すとコスト高になってしまうため、見送っていた施策を走らせる事が出来たのは、ロボットならではの価値だと思います。

飯島:今の話に補足すると、ロボットが導入されてから、「作業」よりも「企画」に割ける時間が飛躍的に増えましたね。

仲田:そうですね。その結果、「BizteX cobit」の利用が始まってから、3ヶ月連続で部署目標を達成する事が出来ました。

人材紹介業においては、候補者の皆様にいかに寄り添い、良いサービスを提供出来るかが重要ですが、そのためには、PDCAで言う、PlanとCheckの部分が非常に重要となります。

  • Plan:候補者の皆様と、いつ、どの様なコミュニケーションを取るか?
  • Check:Planを実行した結果、何が良くて何が悪かったのか?その原因と対策は何か?

今回の取り組みでも、「Plan」と「Check」には最優先で時間を割いてきましたが、特に「企画(=Plan)」により注力する事が出来た事が成果創出の要因ではないかと考えています。

type転職エージェント事業部 登録促進部 飯島 様

カスタマーサクセスの伴走により、ロボット作成・運用の内製化に成功

– 導入の過程で苦労はありましたか?

仲田:正直申し上げると、導入初期は、RPAならではの予期せぬエラーが発生するなど、苦労する部分もありました。

ですが、カスタマーサクセス担当の方が常にサポートしてくれましたし、都度ロボットを修正しながら、改善を続ける事で、最終的に数字に繋げられました。達成感も大きかったですね。

具体的な進め方としては、最初の数ヶ月は、ロボットの開発をBizteX様にお願いしながら、開発ノウハウを社内に提供して頂き、徐々に内製の割合を段階的に増やしていきました。

立ち上げ初期の手厚いサポートのおかげで、現在では、施策の検討~ロボット開発~保守運用~効果測定という一連のプロセスを社内で完結する事が出来ています。

プロジェクト成功の決め手は、円滑なプロジェクトマネジメントと人材業界への深い理解

– RPA推進が成功した要因はなんでしたか?

仲田:1つ目に何よりも短期的に成果を求める我々のスピード感に合わせて頂けた事です。こちらからのご相談やご要望に対して、迅速に回答・対応頂けた。これは本当に助かりました。

2つ目は、依頼内容に対して常にプラスアルファの提案を頂けた事です。
ロボットの修正や追加のご相談をする事がプロジェクトの初期には多く発生しましたが、常により良い解決策をBizteX様側からご提案頂く事がなければ、ここまでの成果は得られなかったのではないのでしょうか。

3つ目は、常にビジネスゴールを意識してプロジェクトを進められた事です。
RPAの導入や業務の自動化はあくまで「手段」ですが、その先にある、事業のKGI/KPIから逆算して、どうロボットの活用方法についてコミュニケーションを取って頂けた事も、非常に大きな成功要因ではないかと思います。

飯島:実際に、プロジェクトを進める上で、担当の方が人材業界について知見がある事も大きかったですね。業界内で利用されている数値や組織として持っているKPI、業界固有のワード等について共通理解を持って進められているという感覚がありました。

熊渕:プロジェクト開始から3ヶ月間くらいは実際に、週次で打ち合わせをしながら進めましたが、頻度も1回1回の打ち合わせの質も良かったですよね。毎週、実績の振り返り→予実の確認→GAPを埋めるための施策の検討をする事で、PDCAをしっかりと回す事が出来て、BizteXさんならではの価値を感じました。

type転職エージェント事業部 登録促進部 企画課 熊渕 様

BizteXには、包括的なシステム連携など総合的な提案も期待できる

– 最後に今後当社に期待する事はなんですか?

北澤:既に実績を出して頂いてますが、より高みを目指していけると思っています。期待は高いので、引き続きよろしくお願いします(笑)。

豊住:人材業界でも弊社含め各社が業務効率化に取り組んでいく流れの中で、単に業務を自動化・効率化するだけでは、今後差別化が難しい領域になっていくと考えています。

その中でも、弊社独自のRPAの使い方を確立する事で、競争力の源泉を作っていけるような取り組みが出来ると良いですね。

我々としても、スタッフは企画、営業は候補者様とのコミュニケーションというコア業務への一層の集中をしていきたいと考えているので、是非、BizteXさんには引き続き積極的なご提案を頂きたいです。

仲田:DXの潮流の中で、弊社においても、これまでより一層の新たなシステムの導入や統合を進めていく事になると思います。
その中で、システム間の連携は課題として必ず挙がってきます。

現在導入している「BizteX cobit」に加えて、新たに「BizteX mikke」を使って求人情報収集の効率化に取り組んでいますが、「BizteX Connect」によって、包括的なシステム連携による業務効率化が実現できることを期待しています。

type転職エージェント事業部 CS本部 副本部長 豊住様

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