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【業務効率化ツール】受発注システムの導入で削減されるコストと選び方【相談無料】

受注管理業務を電話やFAXでやり取りし、それを紙の伝票に書き写したり、人力でExcelなどを利用して管理している企業は少なくありません。本記事では、受発注システムの導入検討をされている企業・担当者に向けて、受発注システム導入時の判断ポイント、あわせて選定ポイントを解説します。

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業種を問わず、一般的に企業においてはある商品やサービスの注文を受けて、それを提供することでビジネスが成り立ちます。そして、その中でも「どの商品(サービス)を」「いつまでに」「どれくらいの量だけ必要か」という受注管理業務が発生します。

この受注管理業務を電話やFAXでやり取りし、それを紙の伝票に書き写したり、人力でExcelなどを利用して管理している企業は少なくありません。

この受発注業務を自動化するためには、これに対応するシステムの導入が必要です。システムの導入検討にあたって、企業担当者がすべきことは何でしょうか。

【基本】受発注システムとは

端的に言えば受発注システムとは、受注業務および発注業務を効率化するためのシステムのことをいいます。
システムを導入することで、従来のアナログな業務フローをデジタルへと切り替えることができます。そしてこれが「業務の効率化」と「ミスの削減」を実現します。

これまでは大企業を中心に活用されていたこのシステム。「莫大なコストをかけてまで、システムを導入するのもな」と考えている中小企業の業務担当者もいるかもしれません。システムの導入は大手が中心という考えは実はやや時代遅れ。近年はクラウドサービスの普及に伴い、安価に導入できるサービスが続々登場しています。これにより、導入をすすめる中小企業も多いです。

受発注システム導入の判断ポイント

「自社に受発注システムは必要かどうか」

受発注システムに限らないことですが、社内のシステム化やDXをすすめるさいには対象業務の洗い出しが重要になります。

もう少し踏み込んで、受発注システムを導入すべきかの判断ポイントについて解説します。

受発注システム導入の判断ポイントは、「投資対効果を得られるか否か」という点。

現在の業務コストの算出をする

まずは、現在、受発注に携わるスタッフの人件費と業務に掛かっているおおよその時間から導入前の業務コストを算出してみましょう。

(例)
月給25万円の社員1名、月給22万円の社員2名で1日8時間労働のうち5時間、20日間ほぼ拘束で処理していた場合、

25万円の社員の日給:12,500円/日 1,563円/時 
22万円の社員の日給: 11,000円/日 1,375円/時

1,563円×5(時間)×20(日間)= 156,300円
1,375円×5(時間)×20(日間)×2(名)= 275,000円

月の業務コストは431,300円、そして年間業務コストは5,175,600円になります。

これと比較するかたちで
・受発注システムの金額
・受発注システムを導入して削減できる業務コストを算出します。
 → 削減できる人の作業時間と時給を算出
 → システム導入費との比較(1年だけでなく、中長期で出しましょう)

ここで算出された金額について効果を高いと見るか安いとみるかが判断ポイントです。

投資対効果は企業によりまったく異なります。得られる効果をしっかり算出しましょう。
効果があるのであれば導入すべきです。逆になければ入れるだけコストになりますのでやめましょう。

最近は初期導入コストが抑えられ、月額数千円~数万円で利用できるクラウド型の受発注システムも多く登場しており、以前より投資対効果を得やすくなっていますので、そういった製品も視野に入れて、受発注システムの導入を検討してみてください。

受発注システム選定時の3つのポイント

次に導入を検討するさいの選定ポイントです。

投資対効果を確認して、自社での導入が効果的である、導入を決定したという方は次のポイントを確認しましょう。

①自社で使いたい機能を持っているか
②カスタマイズ性はあるか
③サポートは充実しているか

以下で一つずつ見ていきます。

①自社で使いたい機能を持っているか

受発注システムは、高機能な製品から機能が絞られた安価な製品まで様々。販売管理システムと連携するのであれば、連携の可否やCSV出力の可否なども重要なポイントです。自社に必要な機能を予め明確にしてから製品を選定しましょう。

②カスタマイズ性はあるか

受発注業務は業界によって大きく特徴が異なります。業界特化型の製品もありますが、すべての要件を満たす機能を予め持っている製品は少ないでしょう。そのためカスタマイズが必要になるケースも多いのがほとんど。そのためある程度のカスタマイズが可能かどうかは確認しましょう。

③サポートは充実しているか

多くの取引先に受発注システムを使ってもらう場合、日々取引先から受発注システムの使い方に関する問合せが多く発生する可能性があります。取引先が数百あるような企業では、問合せ対応が逆に業務を圧迫してしまう可能性もあります。メーカーの厚いサポートが必要な規模の企業は、導入実績の多い製品を選びましょう。

企業に人気の受発注システム「CO-NECT」

受発注システムのなかでもおすすめなのが、CO-NECT(コネクト)です。導入実績も多く、サポート対応満足度の高さが評判のシステム。

CO-NECTは、FAXや電話での発注業務に追われている発注者、受注者双方の課題を解決します。

PCだけでなく、スマホからも操作でき、簡単かつミスなく、そして手間なく受発注業務をおこなえます。

無料プランから自社の環境にあわせたカスタムプランまで豊富な料金プランが用意されている点もポイントです。

「BizteX cobit」と「CO-NECT」のシステム連携

受発注システムの投資対効果や選定ポイント、そして受発注システムCO-NECTをご紹介しましたが、業務全体をシステム化したい企業もあるでしょう。

そこでご紹介するのが、受発注システムとRPAの連携です。

弊社がおすすめするのは、BtoB受発注システム「CO-NECT」と国内初クラウドRPA「BizteX cobit」の組み合せです。

この組み合わせにより、電話応答時に紙に記入していた用紙の処理やFAXで受信したデータなどもRPAが代行。人の作業が必要なくなり、自動でデータを読み取り出来るようになります。さらに外部の会計管理や在庫管理システムなどとデータの行き来ができるようになり、データ転記におけるヒューマンエラーや、他部門との不要な連絡をなくすことができるようになります。

受発注システムのご案内・業務効率化のご相談はBizteXにお任せください【相談無料】

今回は受発注システムをご紹介しました。
導入のポイントは、

・導入によってコストメリットはあるか
・自社にあっているか/カスタマイズ性はあるか

の2点です。
受発注システムの導入が決定したさいは、ヒューマンエラーをなくし、人的リソースを有効活用することに役立つRPAと受発注システムの連動したものがおすすめです。

【関連記事】>>【受注・発注業務をDX】受発注システムとは?導入メリットを解説【相談無料】

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