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【受注・発注業務をDX】受発注システムとは?導入メリットを解説【相談無料】

業界を問わず発生する受発注業務。いまだFAXや電話を使用した受発注業務に不便を感じている方も多いのではないでしょうか。とはいえ「現状の運用方法に問題ないから、受発注のシステム化は不要」と、効率化から目を背けている方もいるでしょう。本記事では、受発注システムとはどのようなものか、導入メリット、おすすめのシステムについて解説します。

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【基本】受注管理業務の流れ

業種を問わず、一般的に企業においてはある商品(あるいはサービス)の注文を受けて、それを出荷(提供)することでビジネスが成り立っています。

そして、その中でも「どの商品(サービス)を」「いつまでに」「どれくらいの量だけ必要か」という受注管理業務が存在します。

さらに、この受注管理業務のなかにも、「注文内容の確認」「見積もりの作成」「社内システムへの入力」「注文請書の作成」「在庫の引当」などさまざまな業務・工程が発生します。

そして、この受注管理業務を電話やFAXでやり取りし、それを紙の伝票に書き写したり、人力でExcelなどを利用して管理している企業、業務は少なくないのが現状です。

【基本】受発注システムとは

端的に言えば受発注システムとは、受注業務および発注業務を効率化するためのシステムです。 受発注システムは、これまでのアナログな業務フローを、デジタルへと切り替えることで「業務の効率化」「ミスの削減」を実現します。

以前までは大企業を中心に導入・活用していましたが、近年ではクラウドサービスの普及に伴い中小企業でも費用を抑えて利用できる受発注システムが多く登場しています。

さらにデータ化した受注情報を他のシステムと連携させることで、受注処理だけでなく「在庫管理」「請求管理」など販売管理業務全体の効率化を図ることもできます。

受発注システムの導入メリット

受注側企業・発注側企業の双方にメリットがある受発注のシステム化ですが、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

受注側、発注側それぞれのメリットについてご紹介します。

【受注側のメリット①】受注業務の効率化、コスト削減が図れる

受注側、発注側、双方に共通することですが、受発注システムを導入することの1番のメリットとして挙げられるのがマンパワーの排除による業務コストの削減です。

たとえば電話やFAX、メールで受けた注文を、独自の販売管理システムなどの基幹システムに別途転記するといったマンパワーに頼って処理していた煩雑な業務もシステム化による自動化で解消できます。
また企業、業務によってはこれら作業に従事する専任者による属人化も排除できます。

つまり、人手による業務ステップが大幅に減るため、担当者不在でも業務に支障をきたさず、コストの削減に繋がります。

【受注側のメリット②】 業務進捗や履歴管理の効率化が図れる

人と異なり、疲れることなく24時間365日稼働するシステム化により、業務進捗がスムーズになることもちろん、進捗や履歴の管理も一元管理しやすく、大幅な効率化が期待できます。

加えて、帳簿等にまとめていたものをシステムで一元管理すれば、PC上で取引先・注文ごとに進捗が可視化され、さらに過去の履歴もひと目で確認できます。

【受注側のメリット③】 人為ミス(ヒューマンエラー)がなくなり、顧客満足度の向上につながる

電話やFAX、メールでの受注業務の場合、避けられないのが人為的なミスです。聞き間違いや転記ミスなど属人的なミスが発生しがちですが、受発注システムを導入することでこれらの人為ミスを低減できます。

さらに、受発注業務をシステム化することは顧客満足度の向上にもつながります。まず、受注側の業務スピードが上がるため、納品までのリードタイムを短縮することができます。

たとえば、これまで電話やFAXで注文を受けていたため、営業時間内でしか注文を受けられないという制約があった場合、受発注システムを導入することで24時間対応が可能となります。

これにより、結果として顧客満足度の向上に繋がるのです。

【発注側のメリット①】 発注業務の個数削減と効率化

次に発注側のメリットを考察してみたいと思います。発注側のメリットもやはり24時間365日好きなタイミングでオーダーできることにあります。

受発注システム上で取引先の在庫などを見ながらいつでも注文できるのは大きなメリットといえます。また、受注側同様にシステム化することで電話やFAX、メール時のコミュニケーションコストや帳簿やシステムへの転記コストがなくなるため、発注業務全体の効率化も図れるでしょう。

さらに、自社の在庫数に応じて自動発注する仕組みにすることで、受発注システムで注文入力する必要すらなくなります。

【発注側のメリット②】 取引先・注文ごとに進捗が可視化

こちらも受注側のメリットと同様に取引先・注文ごとに進捗の可視化、過去の履歴の一元管理が可能な点です。

内容は受注側と重複しますが、 人と異なり疲れることなく24時間365日稼働するシステム化により、業務進捗がスムーズに。加えて、進捗や履歴の管理も一元管理しやすく、大幅な効率化が期待できます。

帳簿等にまとめていたものをシステムで一元管理することで、PC上で取引先・注文ごとに進捗が可視化され、さらに過去の履歴もひと目で確認できます。

【発注側のメリット③】 Web上で製品群を確認できる

発注側のメリットして外せない点が、在庫確認が簡単になること。受発注システムを活用することで、例えば取引先の他の商品をWeb上で確認できるようになれば、都度、電話やFAX、メールなどで在庫を確認する必要がなくなります。取引先の商品情報を簡単に確認し注文できるようになるのはうれしいポイントでしょう。

受注側、発注側いずれにせよ煩雑かつ膨大な関連業務の量の削減を目的とする場合、受発注システムの導入は大きな効果が期待できます。

受発注システム「CO-NECT」(コネクト)

受発注システムのなかでもおすすめなのが、CO-NECT(コネクト)です。CO-NECTは、FAXや電話での発注業務に追われている発注者、受注者双方の課題を解決するWeb受発注システムです。

PCだけでなく、スマホからも簡単かつミスなく、そして手間なく受発注業務をおこなえます。

以下ではCO-NECTの機能についてご説明します。

受発注システム 「CO-NECT」 の主な機能

■受注企業側の主な機能

https://biz.conct.jp/supplier/

機能①受注一覧

取引先各社の注文を一覧で管理する機能とメインの画面です。注文ごとのステータスや注文金額、数量を見られるようになっており、さらに過去の注文を検索することもできます。

機能②受注明細

発注側からの注文明細を確認する機能で、ここで受注の確定処理やステータス管理などができるのが一般的です。さらに発送処理、カスタマイズで自社の在庫数に応じて自動で発送処理や出荷指示を行うこともできるものもあるようです。

機能③伝票出力

受注伝票を出力。

機能④取引先管理

取引先の住所や配送先などマスタ情報を管理。

機能⑤商品マスタ

商品の画像や詳細情報を管理する機能です。基幹システムから自動連携したり管理データのCSVを取り込めるものがほとんどです。

機能⑥在庫管理

商品ごとの在庫を管理。

■発注企業側の主な機能

機能①発注一覧

取引先別の注文を一覧で確認するメインとなる機能です。注文ごとのステータスや注文金額、数量を見られるようになっているほか、過去の注文を検索することもできることが一般的です。

機能②発注入力

発注内容の詳細を入力したり、商品ごとの注文数や納期情報などを入力します。カスタマイズすれば、自社の在庫数に応じて自動発注することが可能なものもあります。

機能③伝票出力

発注伝票を出力。

機能④在庫管理

自社の在庫情報を管理。

機能⑤取引先管理

注文先の取引先の住所などマスタ情報を管理

RPA「BizteX cobit 」との併用がおすすめ

煩雑な受発注業務をシステム化することのメリット、そして受発注システムCO-NECTをご紹介しましたが、業務全体をシステム化したい企業もあるでしょう。

そこでご紹介するのが、受発注システムとRPAの連携です。

弊社がおすすめするのは、BtoB受発注システム「CO-NECT」と国内初クラウドRPA「BizteX cobit」の組み合せです。

この組み合わせにより、電話応答時に紙に記入していた用紙の処理やFAXで受信したデータなどもRPAが代行。
人間の作業が必要なくなり、自動でデータを読み取り出来るようになります。

さらに外部の会計管理や在庫管理システムなどとデータの行き来ができるようになり、データ転記におけるヒューマンエラーや、他部門との不要な連絡をなくすことができるようになります。

クラウドRPA「BizteX cobit」とは

国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」は、コーディング不要で、Webを中心とした定型業務を直感的に自動化出来るクラウドサービスです。

従来のRPAサービスのように専用のデスクトップPCやサーバーを構築することなく、普段利用しているPCからWebブラウザを立ち上げるだけでロボットの「開発・管理・運用」が可能です。

インターネット環境さえあれば、Webブラウザ上ですべての操作できるため、特定のPCに限定されることなくテレワークや外出先でのリモートワーク対応を可能にします。中小から大手企業まで導入実績も多く、顧客満足度の高い製品です。

関連記事>>【超・初心者向け】RPAとは?図解でわかりやすく簡単に説明!

iPaaS「BizteX Connect」で複数システムを繋げば、ワークフローの一元化も可能

iPaaS(Integration Platform as a Service)とは、複数のシステムを連携し業務自動化やデータ統合を実現するサービスです。

「BizteX Connect」は、BizteXが提供するクラウドRPA「BizteX cobit」やCO-NECTなどを連携し、ワークフローの自動化や一元化を実現します。

プログラミングの必要もなく、画面操作だけで簡単にシステムやアプリの連携設定が可能で、営業部門からマーケティング部門、人事・労務等の管理部門まで、幅広い部門の業務効率化を実現しています。

関連記事>>【初心者向け】iPaaSとは?メリットや事例、RPAとの違いをやさしく解説

受発注業務を自動化して業務効率を高めよう【相談無料】

今回は受発注システムをご紹介しました。受発注システムを導入する際には、ヒューマンエラーをなくし、人的リソースを有効活用することに役立つRPAをiPaaSによって連携するのもおすすめです。

BizteXでは、受発注システム「CO-NECT」、クラウドRPA「BizteX cobit」、iPaaS「BizteX Connect」に関するお問合せのほか、受発注業務の自動化、業務効率化に関するご相談を承っております。 下記よりお気軽にお問合わせください。

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