▲取締役・片座慎吾さん

株式会社愛新鉄工所

OCRとkintone、OneDrive、LINE WORKSを連携し新たな業務フローの構築を実現。

OCRとkintone、OneDrive、LINE WORKSを連携し新たな業務フローの構築を実現。40時間→8時間に時間コスト削減!

システム連携プラットフォーム「BizteX Connect」でDX Suite(OCR)とkintone(顧客情報管理ツール)、OneDrive(ストレージ)、LINE WORKS(ビジネスチャット)を連携し、新たな業務フローを構築し自動化を成功させた株式会社愛新鉄工所の取締役・片座慎吾さんにその導入効果やメリット、導入時の苦労についてお話を伺いました。

会社概要

運搬機器・製紙機械部品・自動機器・化学装置部品等の製造を担う老舗企業

片座様2-1

  • 社名:株式会社愛新鉄工所
  • 設立:昭和15年4月
  • 代表者:片座 寛
  • 業務内容:バルブメンテナンス事業、クレーン関連装置製造事業
  • 東京本社:〒792-0861 愛媛県新居浜市清水町12番50号
  • ホームページ:[http://www.aishin-web.jp ]

サマリ

  1. 企業概要 運搬機器・製紙機械部品・自動機器・化学装置部品等の製造を担う老舗企業
  2. 導入のきっかけ
  3. 用途・導入効果やメリット
  4. 導入時の苦労
  5. サポート体制について
  6. 今後、BizteX Connectで実現したい新たな業務フロー

システム連携プラットフォーム BizteX Connectを知ったきっかけ

―――どのような業務で、システム連携プラットフォーム「BizteX Connect」をご活用いただいていますか?

私の業務は、取締役という立場上、人事や経理、総務のほか、機械製作における工程管理などを担当しています。基本的にはバックオフィス系の業務が多く、社内の情報システム管理や整備を担い、社内展開・活用をすすめています。

――BizteX Connectを知ったきっかけはどのようなものですか?

人事や経理、総務、生産管理など多方面にわたるバックオフィス業務に携わっています。現在、顧客情報管理ツールのkintoneを導入し顧客ごとのデータ管理をおこなっているのですが、そのための情報の打ち込み作業が重く苦しく感じることがありました。どうにかして自動化フローを構築できないかと、RPAの検討もしましたがローカルからクラウドシステムを繋ぎこむにあたってプログラミング作業が発生するため、とても難しく感じました。そもそも私ひとりでこの業務を担当していましたから、複数業務を抱えながらRPAのロボット作成をすすめていくのはほぼ不可能に近いと感じました。

そこで、OCRを活用しながら自動化をしていこうと考えたんです。そうしてWebで情報収集をはじめBizteX Connectを知りました。

――ありがとうございます。WebでBizteX Connectを知っていただいて、実際に導入検討をしはじめたのはどのような理由からでしょう?

実は、検討時にはRPAやiPaaSを提供するベンダーさんは10社ほどに問い合わせてコンタクトを取っていました。各社の担当者とお打ち合わせをしてきましたが、kintoneとの連携には対応していなかったり、対応していても費用が200万円ほどかかったりと中小企業では手が出ないコストが必要になるメーカーがほとんどでした。

そこで闇雲に探すのをやめて、実際に私自身がどの業務を自動化していきたいのかという点を明確にして、ダイレクトにkintoneとDX suiteの連携ができるツールにポイントを絞って探しました。そうするとBizeX社で対応されているということがわかりまして、BizteX Connectの導入検討をはじめました。

――ありがとうございます。検討背景として、kintoneとOCRの連携が前提としてあったのですね。そのほかに、検討中に選定において重要視していたポイントはありますか?

弊社にはシステムエンジニアやプログラマがいるわけではないので、まずはノーコードで扱えるサービスであることも選定においては大事なポイントでした。

あとはOneDrive(ストレージ)との連携要望を出したさいにも柔軟な対応で開発をすすめてくださり、ノーコード連携を実現してくださった点も大きかったですね。おかげで、OCRとkintone、ストレージをシンプルに連携できたことで新たな業務フローの構築ができました。このような対応をしていただけるベンダーはBizteXさんだけでしたので、そこが大きな決め手となっています。

――BizteX Connectの費用感やご利用中のツールに対応しているといったところに導入メリットを感じていただけたかたちですね。BizteXとしても、サービスの開発に注力しています。今後もご要望がありましたら、柔軟な対応で進めていければと思っています!

連携プラットフォーム BizteX Connectの用途

――現在はどのような用途で、BizteX Connectをご活用いただいていますか?
OCRとkintoneの連携

受注にあたってPDFやFAX、メールなど複数の方法で承っているのですが、それらをkintoneに入力する作業に活用しています。DX suite(OCR)とkintoneを連携することで、毎月100件以上を手入力していた作業を自動化しています。

これまでは、その入力作業に苦しんでいて、他の業務と並行して私ひとりで対応するには重たすぎるし、かといって担当の従業員を雇うのもコスト面でムダがあるように感じていたので、この連携はとても理想でした。

――複数の形式で受け取った受注書をOCRで読み取り、その情報をkintoneに集約させるといった定型的な作業をメインに活用いただいているんですね。

自動連係

そうですね。そのほかには、複数の書類ファイルをOneDriveに自動格納させたりと、電子帳簿保存法への対応にも活用できています。それぞれの連携をBizteX Connectのなかで一元管理できる点もシームレスで使いやすいです。

kintoneとLINE-WORKS連携事例
ストレージにファイルが格納されkintoneに顧客情報更新のステータスがたったさい、その情報を必要とする従業員にLINE WORKS(ビジネスチャット)に通知したりもしています。情報共有も自動化できたことで、そこにかかる工数はもちろんですが伝え漏れなどのミスもなくなりました。

こういった一連の業務をBizteX Connectで連携できたことで、これまでに月40時間ほどかかっていた作業時間を8時間に削減できており、その導入効果は非常に大きいと感じています。

―――ありがとうございます。時間や工数以外で導入効果を感じられるポイントはありますか?

あります。kintoneに集約された顧客情報の精度が高まったと感じています。これまでは、入力作業に時間をさけなかったこともあり製品名や企業名、金額といった最低限の情報のみを手入力していました。

部品明細であったり製作指示内容、数字10 桁ほどの管理番号はいちいち打ち込むのが大変で省略してしまうこともあったのですが、ツールによる自動化ができるようになったことで、注文書に記載されたすべての情報をkintoneで管理できるようになりましたね。

kintoneにで管理する顧客一人ひとりのデータ密度が高くなったことで、レコードを使って現場への指示出しもできています。注文書を見返すことなく、取引先からの指示内容であったり担当者名の確認ができるのはBizteX Connectを活用しているからこそのメリットだと思います。

―――この部分での自動化がなされていない場合、ファイリングされたFAX用紙の束であったりメールを見返すなどして、情報を探し出す作業が必要になってしまいますよね。

そうなんですよ。担当者名であったり概要、明細などが集約されているので、取引先への内容確認や出荷時のチェックも円滑におこなえるようになりました。

――OCRを入れただけ、kintoneをいれただけではこういった自動化フローの実現は難しいですよね。それぞれがシームレスに連携できているからこそのメリットであると感じました。

連携プラットフォーム BizteX Connect導入時の苦労について

――BizteX Connect導入による効果やメリットについてお話いただきましたが、苦労したと感じるポイントはありましたか?

導入時には、BizteX Connectの管理画面で用いられる言葉がふだんなじみのないワードが多くあったので、どういった意味かわからないといったことがありました。エラーが出たときもどのようなエラーなのかわからなかったり。導入時の苦労でいうとその点があげられますが、丁寧にサポートいただけるので、結果的にはきちんと連携、活用できていると感じます。

――ありがとうございます!そのあたりは弊社としても課題意識をもっておりますので、改善を図っている段階でございます。ぜひ今後にご期待ください。

連携プラットフォーム BizteX Connectのサポート体制について

―――いまほどお話いただいたサポートについてですが、対応の満足度はいかがでしょう?ツール導入時に、サポートの手厚さを求められる方も多いです。ご満足いただけておりますでしょうか。

とても柔軟にご対応いただいています。他のメーカーと比較しても、一番良いように思います。一つひとつ、同じ画面を見ながら一緒に作成してくださったり。そこまで対応してくださるメーカーはほかにありません。

―――ありがとうございます!お褒めの言葉をいただき光栄です。今後も尽力させていただきます。

今後BizteX Connectで実現したい新たな業務フロー

――では最後に、今後BizteX Connectを活用しておこなっていきたいことなどがございましたらお話いただけますでしょうか。

OCRと顧客管理ツール、ストレージ、ビジネスチャットを連携し情報を繋ぐプロセスを一元化できているため現状で結構満足しています。今後としては経理業務をより効率化できるような新たな業務フローの構築をすすめられたらと思います。