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交通費精算リストを作成するロボットをつくってみよう

《交通費精算ロボットの作り方》− 仕事での移動交通費を精算するため、月末になると立て替え金額をリストにまとめて申請し、交通費精算を行っている人は多いのではないでしょうか。ここでは、基本的なパターンとして、出発駅、到着駅、を検索し、移動距離と金額をとってきてエクセルに貼り付けていくロボットをクラウドRPAの BizteX cobit で作る方法をお教えします!早速試作してみてください。

交通費精算ロボットの作り方

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交通費精算のリスト作成をロボットに任せて毎月の定型業務も楽々に

手順1_Excelファイルを用意しよう

交通費精算ロボット

例えば、上記のようなExcelファイルを用意してください。今から作るロボットは上記のリストの「距離」の列、「金額」の列を埋めてくれるロボットです。(仮に、「交通費精算.xlsx」というファイル名にしました)

手順2_まずはログインしてみよう

BizteX cobit の無料トライアルを申し込むと、アカウント発行メールが届きます。メールに記載のURLにアクセスし、ログインすればあなたの BizteX cobit ダッシュボードが開きます。パスワードは自由に変更することができます。(ブラウザはChromeでのご利用をおすすめします)

 

手順3_新規ロボットを作成

交通費精算ロボット

「ダッシュボード」横にある、画面上部の「+新規ロボット」をクリックすると、「新規ロボットの作成」画面が開きます。

 

交通費精算ロボット

①タイトル欄に入力する今回のロボットの名前をつけて、タイトル欄に入力してください。

②Excelファイル「ファイル選択」をクリックし、手順1 で用意したExcelファイルを選ぶ。(今回は、①と②以外の項目については任意なので、特に入力しません)

③一番下にある「作成」ボタンをクリック

 

ここからは、ロボットに覚えさせる手順を登録していきます

手順4_BizteX cobit 独自ブラウザに交通費検索サイトのURLを入力

交通費精算ロボット

BizteX cobit の独自ブラウザの上部空欄に「Yahoo!乗換案内」のURL「https://transit.yahoo.co.jp/」を貼り付け、「表示」をクリックする(BizteX cobit を立ち上げながら、別タブ・別ウィンドウを立ち上げることもできます)。

すると、くるくるとしばらくタイマーが回転し画面解析が行われ、BizteX cobit の独自ブラウザの中に「Yahoo!乗換案内」が表示されます。

 

手順5_「繰り返しの設定」を選択し、Excelから“繰り返し”て取り出す情報を選択して覚えさせます

交通費精算ロボット

画面左側のメニュー画面を BizteX cobit では、「ナビゲーションメニュー」と言います。

①ナビゲーションメニューから、「繰り返しの設定」をクリックします。

 

交通費精算ロボット

②繰り返しExcelファイルから取り出す情報に名前をつけます。(今回は、仮に「移動区間名」とします)

③Excelの列をそれぞれ指定します。今回は出発駅、到着駅の列を選択し(ヘッダー行の除去にチェックを入れておきます)、「決定」ボタンをクリック。

④回数上限を入力するボックスが現れますが、今回は入力せず、そのまま「保存」をクリックする(特定の回数、繰り返し作業をおこないたい場合に入力するものです)

 

手順6_「手順5」 で取った情報を貼り付ける(入力する)場所を指定します

交通費精算ロボット

①乗り換え案内の出発駅入力ボックスをクリック(オレンジ色の枠に変わります)

②ナビゲーションメニューの「テキストの入力」を選択。するとサブメニューが現れるので、「取得テキストから選択」をクリックすると「出発駅」「到着駅」が現れるので、「出発駅」を選択する

③乗り換え案内の到着駅の入力ボックスをクリックし、②と同様にし「到着駅」を選択する

 

手順7_検索ボタンを「クリック」

交通費精算ロボット

検索ボタンをクリックし、ナビゲーションメニューの「クリック」を選びます。またくるくるとタイマーが回転し画面解析が行われ、検索結果画面へ遷移します。

 

手順8_取りたいデータを覚えさせる

交通費精算ロボット

検索結果画面から、今回取りたい情報である「金額」をクリックし、オレンジ枠が固定されると、ナビゲーションメニューの「テキストの取得」をクリックします。また、今回は「距離」も取りたいので、同じページ上の「距離」の情報もクリックし、オレンジ枠が固定されると、「テキストの取得」をクリックします。

 

手順9_繰り返す手順の登録作業が完了

交通費精算ロボット

ナビゲーションメニューの白い枠の下端にポインタを合わせると、「ここまで実行する」ボタンが現れるので、クリックします。すると、オレンジの矢印が白枠の外に出ます。(これで、繰り返し行う作業の登録が完了です)

 

収集したデータのExcelへの貼り付け方を覚えさせる

手順10_ファイルに出力

交通費精算ロボット

①緑の「+」(ステップの追加)ボタンをクリックし、ナビゲーションメニューから、「ファイルに出力」を選択

②「名前」から先ほど名前をつけた「移動区間」を選び、「ファイルの選択」から出力先のExcelファイル名を選びます

 

交通費精算ロボット

③収集したデータを貼り付けたい最初のセルをひとつクリックする(上記画像で緑になっている場所)

④「プレビュー」から「金額」を選び、右下の「追加」ボタンをクリック

⑤「距離」についても同様に、データを貼り付けたい最初のセルをひとつクリックし、プレビューから「距離」を選び、追加ボタンをクリック。

⑥閉じるボタンをクリック

 

手順11_ロボットの完成

交通費精算ロボット

「ファイルに出力」のステップが2つあることが確認できれば、これでロボットは完成です。ナビゲーションメニューの最上部左上にある「<終了」をクリックしてください。

ロボットを実行して、交通費精算リストを完成させよう

手順12_ロボットの実行

交通費精算ロボット

ロボット作成画面が終了するとロボット一覧画面に戻ります。作成したロボット名の横にグレーの実行ボタンがあります。クリックして「はい」を選ぶとロボットが実行されます。

 

手順13_実行状況・実行結果の確認

交通費精算ロボット

サイドメニューの「実行結果」をクリックすると実行結果一覧画面が表示され、実行中・成功・失敗といったロボットの実行結果を確認することができます。

 

交通費精算ロボット

ロボットの実行が完了すると「成功」に変わりますので、ロボットをクリックすると「実行結果詳細」画面が表示されます。ここから、Excelファイルをダウンロードすることができます。これで、交通費精算リストが完成します(するはずです)!

今回の交通費精算ロボットを手順どおりに作成できれば、「成功」するはずなのですが、ロボット実行が「失敗」の場合については、エラーが起こっている手順の見極め方や対処の方法については、後日記事にしたいと思います!

手順14_来月も「ファイルの取り替え」で同じロボットを使える!

一度作ってしまえば、来月分の交通費精算リストを同じように作成したい場合、ファイルだけを差し替えて同じロボットを使うこともできます。

《手順》「ロボット一覧」からロボットの右端「・・・」から「設定の編集」を選び、Excelファイル「取替」をクリックする)。その場合、ヘッダーやセルの位置は前回とまったく同じである必要があります。

うまく使いこなせば圧倒的に正確でスピードの早い処理を行ってくれるのが BizteX cobit の特徴です。しかも、今回の手順解説は少々長くなってしまいましたが、難しい専門用語や専門知識も不要です。ぜひ一度お試しくださいね!

 

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