導入事例：株式会社Shippio

会社名：株式会社Shippio（英語名: Shippio, Inc.）
代表者：佐藤 孝徳（Takanori Sato）
所在地：東京本社　〒105-0023　東京都港区芝浦一丁目1番1号 浜松町ビルディング 15階
設立：2016年6月
HP：https://www.shippio.io/

株式会社Shippioは「理想の物流体験を社会に実装する」をミッションに掲げ、従来の国際フォワーディング業務に加え、貿易業務をクラウド上で一元管理し、可視化・効率化を実現する国際物流プラットフォーム「Shippio」を提供しています。
今回は、BizteX Connectを活用して勤怠管理の効率化を実現した加賀さんと大友さんにお話を伺いました。

1. iPaaSの導入背景
2. BizteX Connectを選んだ理由
3. BizteX Connectの活用例
4. BizteX Connectの導入効果
5. BizteX Connectのサポート対応

バックオフィス業務の効率化

―――iPaaSの導入を検討されたのはどのような理由からですか？

加賀さん： 勤怠管理業務の効率化が目的でした。私はまだ社員数が20名程の頃にバックオフィスとして入社し、総務や労務、経理などのバックオフィス業務全般をひとりで担当していました。従業員数がそれほど多くなかったので表計算ソフトだけでも勤怠管理はできていましたが、事業を伸ばしていくうえで従業員が増えることも見越し、勤怠管理システム（KING OF TIME）を導入することにしました。

勤怠管理システムの導入当初は、そもそも「打刻をする」という社内文化が浸透していなかったため、打刻漏れが多く、月末の勤怠の〆作業に多くの工数を割いていました。社員数は順調に伸び50人を越えましたが、やはり打刻漏れは改善されず、相変わらず勤怠〆の工数はかかっていました。たとえば、打刻のない出勤や退勤の情報に対して打刻申請や承認作業を行うのですが、これを全て一人で対応している状態でした。

―――それは大変ですね。どの程度の作業工数が発生していましたか？

加賀さん： そもそも「毎日の」出勤・退勤を打刻するという打刻文化が浸透していなかったことから、毎月300件もの申請が月末の勤怠〆前日や当日に送られてくることも珍しくありませんでした。出勤、勤怠のどちらかに抜け漏れがあったり、実際の稼働日数と相違があれば、その数だけ修正申請があり、差し戻し作業も発生します。
差し戻しがある場合には、チャット（Slack）で勤怠情報の再確認を伝える手間がありますし、作業工数はもちろんですがコミュニケーションにかかる工数も多く発生していました。

―――そこで勤怠管理における業務の効率化を検討しはじめたんですね。

加賀さん： 従業員数が60人を越え、組織として管理体制を整えていくなかで、勤怠管理もマネージャーを介して申請を受理するフローに変えました。しかし、打刻文化が改善されたわけではないので、本来工数を割いてほしくない作業工数をマネージャーに割かせてしまう新たな課題が生まれました。

そこで、毎日打刻ができないボトルネックに目を向けてみました。出社をする場合は、勤怠管理システムのICカードリーダーが従業員出入り口にあるので、打刻漏れはあまり発生しません。問題はリモートワークや、営業先へ直行直帰をした場合でした。PCを開き、わざわざ管理システムの画面を呼び出さずとも打刻ができれば、きっと打刻漏れは軽減すると考えたのです。すでに浸透しているSlackを使って勤怠管理ができれば打刻の抜け漏れを防止できるようになると考え、勤怠管理システムとSlackを連携できるiPaaS導入を検討しました。

スピーディーに導入可能

―――どのようにしてBizteX Connectを知りましたか？

加賀さん： インターネットでツール連携に関する情報を探しているときに、BizteX ConnectのKING OF TIMEとSlack連携の記事を見つけ、資料を請求しました。もちろん、BizteX Connect以外のシステム連携ツールについても情報収集をして、いくつか営業提案を受けていましたが、そのなかでもBizteX Connectは費用感もよく、スムーズに導入できそうな印象だったことが決め手となりトライアルに進みました。

大友さん： とにかくスピーディにことが進んでいると、傍からみていて感じました。導入時は、担当の方に弊社の要望を細かくヒアリングいただきながら、しっかりサポートしていただいたという印象があります。

―――導入で苦労したことはありましたか？

加賀さん： 特にありませんでした。自動化するためのシナリオを設定する際にも、BizteX Connectのサポート担当の方がミーティングに同席してくださり、1時間ほどで全ての設定が完了しました。2週間ものトライアル期間をくださったので、勤怠形態の異なるビジネスサイドと開発サイドからそれぞれ1部署ずつで試すことができました。1週間経った頃にアンケートを取り改善をして進めたので、トライアル期間終了の2週間後には、設計は完成し全社実装までのイメージもできている状態でした。

大友さん： 私は導入後にBizteX Connectを知りましたが、インターフェースがわかりやすいので、加賀から細かい操作方法の引き継ぎを受けなくてもシナリオの管理ができています。困った時はチャットサポートに問い合わせればすぐに返答をいただけることもあり、弊社担当者変更後もスムーズに運用できています。

SlackとKING OF TIMEの連携で勤怠管理フローを効率化

―――実際に勤怠管理システムとSlackを連携して、どのような効果を得られていますか？

加賀さん： 毎日の打刻率の向上が感じられます。毎朝指定の時間に、botで打刻催促投稿（チェックイン連絡）がされるので、「打刻をしなければならない」と視覚から想起させることができるようになりました。社員がチャット上で出勤や退勤、休憩開始、休憩終了のスタンプを押すだけで、勤怠管理システムにその情報が自動で反映されるようになっています。

大友さん： 導入前は未打刻が多かった部署の打刻率が、導入後は100％近くなっていたこともあり、率直に驚きました。勤怠管理システムにログインせず、普段業務で使用しているコミュニケーションツールからスタンプを押すだけで打刻が完了するという点が大変便利に感じました。

従業員の打刻漏れを解消

―――毎月発生する勤怠情報の〆作業にかかる工数の削減は、ご実感いただけましたか？

加賀さん： 打刻率が向上したことで、申請やそれにともなう承認作業の工程が軽減した部署が多くなりました。全部で11部署あるなかで8部署はノーミスという月もありました。

そのほかの部署についても、休日出勤やイベント参加だったり、イレギュラーな勤務予定の場合がほとんどで、打刻漏れやミスはほとんど無くなりました。BizteX Connect導入前は2部署ほどしか打刻ができていなかったので、導入効果は大きいと感じます。

自動化できていないときは、勤怠〆作業に丸一日時間を割かなければならなかったですし、従業員に指摘することが無くなったので、ストレスも解消されているように思います。

迅速な対応がうれしい

―――月に一度のオンラインミーティングに加えて、チャットサポートやメールでのサポートをご活用いただいていますが、満足度についてはいかがですか？

大友さん： 担当の方もチャットサポートの方も、とても迅速に対応いただけるので、満足度は高いです。テンプレートの回答ではなく、弊社の活用方法にあわせた回答をいただけるので助かります。

ゆくゆくはIPOの準備も視野に入れる時期もくると思います。そうなると、より勤怠打刻の管理も重要になると考えています。BizteX Connectを活用して、いかに社員の手間を減らし、自動化を進めていけるか、今後もサポートいただきたいです。